Aan de slag

Inleiding

Parallel plannen vraagt om strak projectmanagement én een andere manier van samenwerken. Het succes hangt af van het consequent toepassen van de vijf principes en het nakomen van samenwerkingsafspraken. Een onafhankelijk procesmanager helpt het team om koers te houden en het proces te bewaken. De eerste acht weken vormen de basis voor een vliegende start en een stevig fundament voor het vervolg.

Week 1: Kick-off en teamvorming

De eerste week draait om het leggen van een stevig fundament. Tijdens de kick-off komt het hele projectteam bij elkaar. Een gezamenlijke start zorgt voor verbinding, duidelijkheid over het doel en commitment van alle partijen. Iedereen leert elkaars rol, expertise en drijfveren kennen. Dit voorkomt misverstanden en versnelt de samenwerking later in het traject.

Belangrijke acties:

• Uitleg over parallel plannen en de vijf principes:
  Het team krijgt inzicht in de aanpak en het belang van parallel plannen. Door samen stil te staan bij de vijf principes weet iedereen waarom deze aanpak anders is dan regulier projectmanagement en wat er van hen verwacht wordt.
• Gezamenlijk scherpstellen van het projectresultaat en de ambitie:
  Door samen het gewenste eindresultaat te formuleren, ontstaat een gedeeld beeld van succes. Dit voorkomt dat teamleden langs elkaar heen werken of verschillende doelen nastreven.
• Kennismaken met teamprofielen (bijvoorbeeld Management Drives of Belbin):
  Door inzicht in elkaars kwaliteiten, drijfveren en valkuilen kan het team beter samenwerken, elkaars sterke punten benutten en mogelijke hiaten tijdig signaleren.
• Afspraken maken over rollen, tijdsbesteding en bereikbaarheid:
  Duidelijkheid over wie waarvoor verantwoordelijk is en hoeveel tijd teamleden kunnen besteden aan het project voorkomt vertraging en overbelasting later in het traject.
• Inrichten van een gezamenlijke digitale werkomgeving:
  Door direct een centrale plek voor alle documenten en communicatie te organiseren, heeft iedereen altijd toegang tot de juiste informatie. Dit voorkomt miscommunicatie en versnelt het delen van kennis.

Week 2: Planning, kaders en procesafspraken

Nu start het echte werk. Het team gaat aan de slag met het herontwerpen van de planning en het vastleggen van kaders. Door direct te starten met een integrale planning en het benoemen van randvoorwaarden, voorkom je dat deelprocessen op elkaar moeten wachten. Dit versnelt het traject en maakt knelpunten vroeg zichtbaar.

Belangrijke acties:

• Optimaliseren van de projectplanning:
  Het team analyseert de bestaande planning en zoekt actief naar stappen die parallel kunnen lopen. Door randvoorwaarden te benoemen en acties te verdelen, ontstaat een compacte en realistische planning.
• Bespreken van planprocedures en mogelijke risico’s op bezwaar en beroep:
  Door alle juridische en procedurele stappen vroegtijdig te bespreken, kan het team anticiperen op mogelijke vertragingen en deze waar mogelijk voorkomen of beperken.
• Begin maken met de Nota van Uitgangspunten (NvU):
  In deze nota worden de kaders en ambities van het project vastgelegd. Door hier direct mee te starten, ontstaat vroegtijdig duidelijkheid en mandaat voor het team.
• Inventariseren van relevant beleid en eventuele beleidswijzigingen:
  Door te weten welk beleid van toepassing is en welke wijzigingen eraan komen, voorkomt het team dat het project later moet worden aangepast aan nieuw beleid.
• Voorbereiden van besluitvormingstrajecten en participatieproces:
  Door tijdig na te denken over de benodigde besluiten en het betrekken van de omgeving, kan het team het proces soepel en transparant laten verlopen.
• Eerste afspraken over de anterieure overeenkomst:
  Door snel duidelijkheid te creëren over financiële afspraken en verantwoordelijkheden, ontstaat vertrouwen tussen partijen en worden mogelijke discussies later in het proces voorkomen.

Week 3: Risico’s, stakeholders en detailplanning

De derde week staat in het teken van het concreet maken van risico’s en het in beeld brengen van stakeholders. Vroegtijdig inzicht in risico’s en belangen voorkomt verrassingen en vertragingen later in het proces. Door stakeholders en risico’s te betrekken in de planning, kan het team tijdig bijsturen.

Belangrijke acties:

• Uitvoeren van een risicoanalyse, inclusief mitigerende maatregelen:
  Het team brengt mogelijke risico’s in kaart, benoemt maatregelen om deze te beperken en verwerkt deze in de planning. Dit voorkomt dat risico’s pas zichtbaar worden als het te laat is.
• Opstellen van een stakeholderanalyse:
  Door te weten wie de belangrijkste spelers zijn, waar hun belangen liggen en wie extra aandacht nodig heeft, kan het team gericht communiceren en draagvlak creëren.
• Afronden van de overall planning en starten met detailplanning en een 8-wekenplanning:
  De overall planning geeft het grote geheel weer, terwijl de detailplanning en 8-wekenplanning zorgen voor grip op de korte termijn en het snel oplossen van knelpunten.
• Starten van het ontwerpproces door de initiatiefnemer/ontwikkelaar:
  Door het ontwerpproces vroeg te starten, kan het team sneller inspelen op kansen en knelpunten en deze verwerken in de planning en besluitvorming.
• Opzetten van een participatiedossier:
  Door alle participatieactiviteiten en input te documenteren, kan het team aantonen hoe de omgeving is betrokken en wat er met de input is gedaan. Dit is belangrijk voor draagvlak en bij eventuele bezwaarprocedures.

Week 4: Concept documenten en besluitvorming voorbereiden

In week vier worden de eerste concepten afgerond en wordt de besluitvorming voorbereid. Heldere en tijdige besluitvorming voorkomt vertraging. Door alle betrokken partijen goed te informeren en de juiste stukken klaar te hebben, kan het proces soepel doorlopen.

Belangrijke acties:

• Concepten van planning, NvU, anterieure overeenkomst en participatiestrategie afronden:
  Door tijdig concepten te delen, kunnen teamleden en besluitvormers feedback geven en worden fouten of onduidelijkheden vroeg gesignaleerd.
• Voortgang bespreken in het projectteam, actielijsten bijhouden en tijdig bijsturen:
  Door de voortgang wekelijks te bespreken, blijft iedereen betrokken en kunnen knelpunten snel worden opgelost.
• Voorbereiden van informatie- en besluitvormingsmomenten voor college, raad en directies:
  Door tijdig te plannen wanneer en hoe besluitvormers worden geïnformeerd, voorkom je dat besluiten vertragen door onduidelijkheid of onvolledige informatie.
• Uitwerken van inkoop- en aanbestedingsstrategie en afspraken over kostenverdeling:
  Door deze zaken vroeg te regelen, kunnen benodigde onderzoeken, diensten of materialen op tijd worden ingekocht en ontstaan er geen financiële verrassingen.

Week 5: Regie houden en evalueren

De vijfde week draait om het vasthouden van de regie en het evalueren van de samenwerking. Regelmatige evaluatie zorgt ervoor dat het team tijdig kan bijsturen en dat iedereen betrokken blijft. Dit voorkomt dat problemen zich opstapelen.

Belangrijke acties:

• Voortgang bewaken op alle onderdelen:
  Door alle onderdelen systematisch te monitoren, blijft het team scherp en worden vertragingen of knelpunten snel zichtbaar.
• Evaluatiemoment inbouwen:
  Door samen te reflecteren op de samenwerking, werkdruk en voortgang, kan het team tijdig bijsturen en blijft de energie in het team hoog.
• Voorbereiden van besluitvorming en participatiebijeenkomsten:
  Door deze bijeenkomsten goed voor te bereiden, wordt het draagvlak vergroot en kunnen besluiten sneller worden genomen.

Week 6: Afronden en issues bespreken

Nu komt het afronden van de belangrijkste onderdelen in zicht. Openstaande issues worden besproken en opgelost. Door knelpunten plenair te bespreken, benut je de kennis van het hele team en voorkom je dat problemen blijven liggen.

Belangrijke acties:

• Afronden van concepten, planningen en participatievoorbereiding:
  Door de laatste details af te ronden, ontstaat er duidelijkheid en kan het team zich richten op de formele besluitvorming.
• Plenaire bespreking van resterende issues en gezamenlijke oplossingen zoeken:
  Door samen naar oplossingen te zoeken, wordt het draagvlak vergroot en worden knelpunten sneller opgelost.
• Laatste hand leggen aan stukken voor besluitvorming:
  Door tijdig de laatste aanpassingen te doen, zijn alle stukken compleet en kunnen besluitvormers goed geïnformeerd besluiten nemen.

Week 7: Laatste voorbereiding en besluitvorming

De zevende week staat in het teken van formele besluitvorming en afronding. Zorgvuldige voorbereiding van besluitvorming voorkomt vertraging en zorgt voor draagvlak bij alle betrokken partijen.

Belangrijke acties:

• Stukken voor besluitvorming liggen bij college, raad, initiatiefnemer en corporatie:
  Door alle partijen tijdig te informeren en betrekken, voorkom je verrassingen en wordt het besluitvormingsproces versneld.
• Participatiebijeenkomst vindt plaats of is net geweest:
  Door de omgeving te betrekken bij de afronding, wordt het draagvlak vergroot en kunnen eventuele bezwaren tijdig worden opgepakt.
• Laatste details worden afgestemd met opdrachtgevers en portefeuillehouders:
  Door de laatste puntjes op de i te zetten, ontstaat er duidelijkheid en vertrouwen richting de volgende fase.

Week 8: Afhechten en aan de slag!

In de achtste week worden de laatste losse eindjes afgehecht en wordt het project voorbereid op de volgende fase. Een goede afronding van de voorbereidingsfase zorgt voor een soepele overgang naar de realisatiefase en voorkomt dat belangrijke punten blijven liggen.

Belangrijke acties:

• Controleren of alles afgerond is en losse eindjes afhechten:
  Door een laatste check te doen, weet het team zeker dat alles klaar is voor de volgende fase.
• Voorbereiden op de overgang naar de realisatiefase:
  Door taken en verantwoordelijkheden helder over te dragen, blijft het project op koers en ontstaan er geen hiaten.
• Wekelijks projectoverleg blijft de basis voor afstemming, coördinatie en anticiperen op knelpunten:
  Door deze structuur vast te houden, blijft het team alert en worden knelpunten snel opgepakt.

Aanpak vervolg tot start bouw

Na de eerste acht weken verschuift de focus naar het sturen op de voortgang, planning en risico’s. Het projectteam blijft wekelijks bij elkaar komen voor projectoverleg, gericht op projectbeheersing, voortgang en het oplossen van knelpunten aan de hand van een vaste agenda. Door deze discipline blijft het team alert, worden knelpunten snel gesignaleerd en opgelost, en blijft het project op koers richting start bouw.

Vaste agenda:

• Korte terugblik en vooruitblik (3-minutenpitch):
  Iedereen deelt kort wat er is gedaan en wat er aankomt. Zo blijft het team op de hoogte en kunnen knelpunten direct worden opgepakt.
• 8-wekenplanning en voortgangscontrole:
  Door vooruit te kijken en te checken of acties op tijd worden uitgevoerd, blijft het project in beweging.
• Risicomanagement en stakeholderstrategie (maandelijks):
  Door risico’s en stakeholders structureel te bespreken, kan het team tijdig bijsturen.
• Korte werkoverleggen voor inhoudelijke verdieping:
  Complexe onderwerpen krijgen extra aandacht, zodat het team snel kan schakelen.

De eerste acht weken van parallel plannen vormen een intensieve, gezamenlijke voorbereiding waarin het team de basis legt voor versnelling, samenwerking en succes. Door elke stap bewust te zetten en te reflecteren, ontstaat een stevig fundament voor de rest van het traject en stuurt het team structureel op de planning tot start bouw.