De manier van werken

Beschrijving parallel plannen

Parallel plannen is een vernieuwde aanpak voor planontwikkeling die het traditionele, seriematige proces doorbreekt. Waar projecten normaal gesproken stap voor stap verlopen en elke fase wacht op de afronding van de vorige, brengt parallel plannen een fundamentele verandering: zoveel mogelijk deelprocessen lopen gelijktijdig, ondersteund door duidelijke randvoorwaarden en intensieve samenwerking.

Van serieel naar parallel

In de klassieke aanpak wachten planonderdelen op elkaars input. Dit leidt tot lange doorlooptijden, veel afstemming en het risico dat veranderende omstandigheden tot herontwerp en vertraging leiden. Parallel plannen draait dit om: het team haalt processtappen naar voren, organiseert de benodigde randvoorwaarden en voert deelprocessen gelijktijdig uit. Hierdoor ontstaat een ingedikte, efficiënte planning die de totale doorlooptijd aanzienlijk verkort.

Samenwerking als sleutel

Parallel plannen vraagt om een andere manier van samenwerken. Teams bestaan uit vertegenwoordigers van alle betrokken organisaties en werken vanaf het begin als één geheel aan het eindresultaat. Iedereen neemt verantwoordelijkheid, niet alleen voor de eigen taak, maar voor het gezamenlijke succes. Vertrouwen, openheid en het benutten van elkaars kwaliteiten staan centraal. Regelmatige evaluaties en feedbackmomenten zorgen voor een lerende organisatie en blijvende verbetering.

Praktische toepassing

In de praktijk start parallel plannen met een gezamenlijke kick-off, waarin het team elkaar leert kennen en afspraken maakt over rollen, overlegstructuur en doelen. Daarna volgt het herontwerpen van de planning: processtappen worden naar voren gehaald, randvoorwaarden benoemd en acties verdeeld. De Nota van Uitgangspunten vormt het fundament voor het verdere traject en geeft het team het benodigde mandaat.

Voorbeelden uit pilots laten zien dat deze aanpak leidt tot kortere doorlooptijden, meer werkplezier en betere resultaten. Projecten die parallel plannen toepassen, ervaren minder vertraging, meer draagvlak en snellere besluitvorming.

Meer dan alleen planning

Parallel plannen is dus veel meer dan een slimme planningsmethode. Het is een integrale aanpak die draait om samenwerking, vertrouwen en het gezamenlijk oplossen van problemen. Door processen te parallelliseren en teams te verbinden, ontstaat een nieuwe standaard voor versnelling en kwaliteit in de woningbouw

Afbakening

Proces van initiatief tot start bouw

De werkwijze van parallel plannen richt zich op het proces van initiatief tot start bouw. In het bouwproces zelf kunnen ook processen parallel worden geschakeld door de aannemer van de woningen en bij de aanleg van de huisaansluitingen en de openbare ruimte, maar dat valt buiten de scope van de werkwijze zoals we die hier beschrijven.

Schaalniveau

Parallel plannen kan op verschillende schaalniveaus worden toegepast bij zowel integrale gebiedsontwikkeling als bij project-/opstalontwikkeling. De werkwijze zoals we die hier omschrijven is in eerste instantie gericht op projectontwikkeling.

Elementen van parallel plannen

Parallel plannen bestaat uit een aantal vaste elementen die samen zorgen voor versnelling, betere samenwerking en een robuust planproces. Elk element draagt bij aan het creëren van een hecht team, een gedeelde focus en een efficiënte, adaptieve aanpak.

Kennismaken en verbinden

Een vliegende start begint met kennismaken en verbinden. Parallel plannen vraagt om een andere manier van samenwerken: alle betrokkenen – van projectteamleden tot bestuurders – stappen bewust in deze aanpak en committeren zich aan het gezamenlijke doel. Het team investeert tijd in het leren kennen van elkaars kwaliteiten, drijfveren en verwachtingen. Dit gebeurt bij voorkeur plenair, bijvoorbeeld tijdens een kick-off of teamdag.

In deze fase bespreekt het team:

• Wie er deelnemen en welke rollen en verantwoordelijkheden iedereen heeft.
• Hoe het overleg en de besluitvorming worden ingericht.
• Welke ondersteuning en middelen nodig zijn om effectief samen te werken.
• Wat de gezamenlijke doelen zijn en hoe deze worden geborgd in een teamcontract.
• Welke stakeholders betrokken zijn en hoe het contact met hen wordt georganiseerd.

Het doel is een open en veilige sfeer waarin iedereen zich uitspreekt, knelpunten benoemt en samenwerkt aan oplossingen. Investeren in verbinding zorgt voor meer vertrouwen, betere samenwerking en een hogere teamprestatie gedurende het hele traject.

De vijf principes van parallel plannen

Parallel plannen rust op vijf methodische principes:

1. Processtappen naar voren halen:
   Deelprocessen worden zo vroeg mogelijk gestart. Het team brengt in kaart welke stappen parallel kunnen lopen en welke randvoorwaarden daarvoor nodig zijn. Dit vraagt om een gezamenlijke, gedragen planning en gedeelde verantwoordelijkheid voor het hele traject tot aan de start bouw.
2. Kort-cyclisch samenwerken:
   Teams werken geconcentreerd en in korte cycli samen aan deelproducten. Vergelijkbaar met de scrummethode uit de ICT, levert het projectteam in korte tijd concrete resultaten op. Dit vraagt om een realistische planning, duidelijke afspraken en de juiste inzet van capaciteit op het juiste moment.
3. Continu informatie uitwisselen:
   Transparantie en het vroegtijdig delen van informatie zijn cruciaal. Door informatie, knelpunten en besluiten continu te delen – zowel binnen het team als met stakeholders – ontstaat vertrouwen en kunnen besluiten sneller worden genomen. Dit voorkomt onnodige wachttijd en verkleint de kans op verrassingen.
4. Besluitvorming indikken:
   Besluitvormingsprocessen worden zoveel mogelijk naar voren gehaald en samengevoegd. Het team stelt samen een Nota van Uitgangspunten op, die door alle betrokken partijen wordt geaccordeerd. Dit geeft het projectteam het mandaat om binnen de afgesproken kaders zelfstandig door te pakken, met slechts een lichte toets aan het einde.
5. Adaptief werken:
   Parallel plannen vraagt om flexibiliteit, zeker als het om gebiedsontwikkelingen gaat. Teams verkennen alternatieve scenario’s, voeren stresstesten uit en passen plannen aan als omstandigheden veranderen. Zo blijft het project wendbaar en robuust, ook als externe factoren wijzigen.

De planning (her)ontwerpen

Een kernonderdeel van parallel plannen is het (her)ontwerpen van de planning. Het team analyseert de bestaande planning en haalt processtappen naar voren waar mogelijk. Dit gebeurt onder leiding van een ervaren planner, samen met het hele team.

Belangrijke stappen in het herontwerpen:

• Identificeren van deelprocessen die parallel kunnen lopen.
• Benoemen van benodigde randvoorwaarden en acties.
• Opstellen van een integrale, gedragen planning met heldere mijlpalen.
• Organiseren van capaciteit en het inrichten van een effectieve werkomgeving.
• Inbouwen van korte cycli, risicoplanning en sprintplanningen.

De nieuwe planning wordt op drie niveaus bijgehouden:

1. Overall-planning (lange termijn tot start bouw, kritische pad inzichtelijk)
2. Risicoplanning (inclusief mitigerende maatregelen)
3. 8-weekse sprintplanning (korte termijn planning, wekelijks oplossen van actuele belemmeringen)

Door deze aanpak ontstaat een compacte en realistische planning die ruimte biedt voor versnelling én flexibiliteit.

Opstellen van de Nota van Uitgangspunten

De Nota van Uitgangspunten (NvU) vormt het fundament van parallel plannen. In deze NvU worden de kaders en uitgangspunten voor het project scherp geformuleerd. Na vaststelling door directie, college of gemeenteraad krijgt het projectteam het mandaat om binnen deze kaders het project uit te voeren.

Kenmerken van de NvU:

• Duidelijke, niet-vrijblijvende afspraken over doelen, randvoorwaarden en rollen.
• Vroegtijdige afstemming en accordering door alle betrokken partijen.
• Minder iteratie: als het plan binnen het mandaat valt, volstaat een lichte toets aan het einde.
• Mandaat voor het team om zelfstandig door te pakken, met korte escalatielijnen bij knelpunten.
• Gezamenlijke verantwoordelijkheid voor het aanpassen van kaders als dat nodig is.

Het opstellen van de NvU vraagt om zorgvuldigheid: onduidelijke of open punten worden zoveel mogelijk vooraf uitgewerkt, zodat het team niet later in het proces wordt verrast. De NvU biedt zo helderheid, comfort en snelheid voor alle betrokkenen.

Werken met sjablonen

Een specifieke vorm van parallel plannen is het werken met sjablonen voor reguliere producten zoals de Nota van Uitgangspunten de Anterieure overeenkomst of een Standaard agenda. Op deze manier is vooruit op het project al werk gedaan wat in het project zelf tijdwinst oplevert.

Startvoorwaarden voor parallel plannen

Voodat we starten bepalen we altijd of het betreffende projecten voldoende toegevoegde waarde heeft van het toepassen van parallel plannen. De volgende voorwaarden bepalen of een project geschikt is voor deze versnellingsaanpak:

• Urgentie en prioriteit: Het project draagt bij aan de versnelling van de (woning)bouwopgave en heeft prioriteit of pilotstatus binnen de organisatie.
• Commitment en samenwerking: Alle betrokken partijen committeren zich aan de aanpak en bekrachtigen de samenwerking actief.
• Voldoende capaciteit: Er is voldoende personele inzet en expertise beschikbaar om het proces te dragen.
• Kansrijk binnen twee jaar: Ondanks eventuele bovenliggende randvoorwaarden (denk aan infrastructurele maatregelen of uitplaatsen van overlast gevende bedrijvigheid) is het realistisch dat de bouw binnen twee jaar kan starten.
• Innovatieve cultuur: Het team en de organisatie staan open voor nieuwe, innovatieve werkwijzen en zijn bereid om bestaande routines los te laten.
• Akkoord gemeenteraad: De gemeenteraad stemt in met het vooraf stellen van kaders en stuurt niet op de uitkomst, wat ruimte geeft voor versnelling.
• Draagvlak: Er zijn geen grote bezwaren bij belanghebbenden die het proces ernstig kunnen vertragen.
• Beleidskaders op orde: Alle relevante beleidskaders zijn bekend en vormen een helder vertrekpunt voor het project.

Voldoet een project aan deze criteria? Dan biedt parallel plannen maximale kans op versnelling en succes!